Quản lý tài chính cá nhân là một trong những kỹ năng quan trọng để giúp bạn thành công trong cuộc sống. Bên cạnh việc thu nhập của bạn là bao nhiêu, bạn cần phải biết phân bổ, sử dụng nguồn thu nhập đó như thế nào để cân bằng giữa thu nhập – chi tiêu – tiết kiệm. Một trong những cách để quản lý chi tiêu hợp lý đó chính là ghi chép chi tiêu cá nhân liên tục, đầy đủ và có sự đánh giá định kỳ. Bài viết sau đây 3Gang sẽ chỉ cho bạn những cách để ghi chép chi tiêu cá nhân hiệu quả nhất.
1. Ghi chép chi tiêu cá nhân là gì?
Ghi chép chi tiêu cá nhân hiểu một cách đơn giản là việc bạn liệt kê lại toàn bộ các khoản chi tiêu cá nhân theo ngày, tuần, tháng một cách cụ thể, đầy đủ, minh bạch để theo dõi dòng tiền đi ra của mình. Bằng cách này, bạn có thể nắm rõ và quản lý tài chính cá nhân một cách hiệu quả nhất.
2. Lợi ích của việc ghi chép chi tiêu cá nhân
Ghi chép lại các khoản chi tiêu cá nhân là hoạt động cần thiết và hữu ích khi cuộc sống của bạn có quá nhiều khoản phải chi khác nhau. Một số lợi ích tuyệt vời phải kể đến như sau:
Nắm rõ thu nhập và chi phí phải trả
Mỗi tháng bạn kiếm được bao nhiêu tiền? với số tiền đó bạn phải chi trả cho những khoản nào?, từ tiền thuê nhà, ăn uống, điện nước, đến học tập, giải trí, xây dựng quan hệ xã hội, …Chỉ bằng cách ghi chép lại một cách đầy đủ chi tiêu hàng tháng, bạn mới có thể nắm rõ mình đang sử dụng tiền thế nào. Từ đó, giúp bạn nâng cao nhận thức về tiền bạc cũng như có lợi cho tài chính của bạn về lâu dài.
Cắt giảm các khoản chi tiêu không cần thiết
Không ai có thể khẳng định mình luôn chi tiêu hợp lý và không bao giờ phung phí tiền bạc sai chỗ. Không tiết kiệm điện nước, chi quá nhiều tiền cho ăn uống, mua sắm, giải trí, … là nguyên nhân có thể khiến bạn mất cân bằng chi tiêu trong tháng. Vì vậy, thông qua việc theo dõi chi tiêu của mình, bạn có thể nắm bắt được phương diện này. Từ đó, bạn có thể đánh giá lại và có biện pháp để điều chỉnh chi tiêu cho phù hợp.
Có kế hoạch tiết kiệm tiền hiệu quả hơn
Việc ghi chép chi tiêu chi tiết, rõ ràng sẽ giúp bạn tính toán xem mình còn lại bao nhiêu tiền qua từng tháng để từ đó xây dựng kế hoạch tiết kiệm hiệu quả. Đây là cách duy nhất giúp bạn tối ưu hóa mục tiêu tiết kiệm và đầu tư của mình.
3. Cách ghi chép chi tiêu cá nhân hiệu quả
Ghi chép bằng sổ tay
Đây là cách ghi chép truyền thống, đơn giản và tiện lợi. Bạn chỉ cần chuẩn bị một cuốn sổ hoặc quyển vở và bút mực là có thể bắt đầu kế hoạch ghi chép của mình.
Bạn có thể chia thành các cột: ngày chi, khoản chi và nội dung chi tiết để thuận tiện cho việc theo dõi. Sau mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, bạn dễ dàng cộng lại được số tiền mình đã chi tiêu và đánh giá được mình có đang chi tiêu đúng kế hoạch hay không.
Tuy là phương pháp đơn giản nhưng nó có nhược điểm là khá mất thời gian ghi chép; phải chi một khoản tiền để mua sổ, bút; và quan trọng là bạn phải bảo quản nó để tránh bị thất lạc, hay rách hỏng làm ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp thông tin của mình.
Ghi chép trên phần mềm Excel
Đây là phương pháp được nhiều người lựa chọn sử dụng bởi sự tiện ích và khả năng lưu trữ an toàn.
Để tạo bảng tính quản lý chi tiêu bằng Excel, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Mở phần mềm Excel trên máy tính cá nhân hoặc điện thoại của bạn.
Bước 2: Tạo các cột bao gồm: Ngày, Tháng, Thu nhập và Chi phí, Số tiền, Ghi chú, … tùy theo mỗi người. Sau đó tổng hợp lại các khoản chi tiêu trong ngày một cách chi tiết và minh bạch để dễ dàng theo dõi dòng tiền của bạn.
Bước 3: Sau khi đã ghi chép lại đầy đủ chi tiêu trong tháng, bạn hãy sử dụng các câu lệnh để tính toán. Ví dụ: Lệnh SUM là kết quả của tổng chi tiêu theo tháng.
Mặc dù phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi chép và tính toán, xong nó cũng có nhược điểm là chỉ phù hợp với những ai thông thạo máy tính và không phải lúc nào cũng thuận tiện mở ra để ghi chép chi tiêu.
Ghi chép trên các ứng dụng điện thoại
Với sự phổ biến của điện thoại thông minh, ngày nay có rất nhiều ứng dụng được tạo ra để giúp bạn linh hoạt trong sử dụng. Bạn chỉ cần cài đặt app quản lý tài chính trên điện thoại và có thể ghi chép mọi lúc mọi nơi vô cùng thuận tiện.
Dưới đây là một số ứng dụng bạn có thể tham khảo để ghi chép chi tiêu cá nhân hiệu quả:
MoMo – Ví điện tử kiêm app quản lý chi tiêu cá nhân phổ biến nhất hiện nay
Ví điện tử số 1 Việt Nam – MoMo là một ứng dụng thanh toán thông dụng nhất hiện nay bởi sở hữu đa dạng các tính năng hữu ích, liên kết được với nhiều ngân hàng và hình thức thanh toán khác nhau. Hiện nay, MoMo được sử dụng rộng khắp các cửa hàng tiện lợi, siêu thị, quán ăn, quán cà phê, …
Ngoài những tính năng chính như thanh toán hóa đơn, MoMo còn cung cấp cả tính năng quản lý chi tiêu, giúp bạn dễ dàng thống kê lại các khoản thu chi được thanh toán trên app dưới dạng biểu đồ, liệt kê. Do đó, giúp bạn theo dõi tình hình tài chính, chi tiêu của bản thân mỗi ngày hay mỗi tháng và lên kế hoạch chi tiêu tốt hơn cho những tháng tiếp theo.
Money Mate – Ứng dụng quản lý chi tiêu trên iPhone
Money Mate được biết đến là app quản lý chi tiêu hiệu quả và dễ sử dụng nhất hiện nay. Với ứng dụng này, bạn có thể dễ dàng theo dõi thu chi hằng ngày và lên kế hoạch chi tiêu hợp lý trong tương lai. Ngoài ra, mọi khoản chi phí đều được thể hiện rõ ràng và dễ hiểu bằng biểu đồ trực quan.
Money Mate có ưu điểm là thao tác sử dụng đơn giản và tính năng lên lịch nhắc nhở ghi chép nhằm tránh bỏ sót thu chi. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng ứng dụng này trong khi offline mà không phải lo bị gián đoạn do bị mất kết nối internet.
3Gang – Ứng giúp quản lý tài chính, tiết kiệm sinh lời bền vững
3Gang là một ứng dụng giúp bạn quản lý tài chính thông minh. Bạn có thể tận dụng các nguồn vốn nhàn rỗi mỗi ngày. Nếu bạn có mục tiêu tiết kiệm tiền để mua nhà hay mua xe, mua máy tính, hay là học một khóa học nào đó. Thì bạn có thể gửi số tiền tích lũy để mua đồ tại 3Gang, để nhận lãi suất hấp dẫn. Tương tự như hình thức gửi ngân hàng, nhưng tại 3Gang bạn có thể tích lũy đơn giản hơn hay trên điện thoại và nhận về lợi nhuận hấp dẫn lên tới 11%/năm.
Timo – App quản lý chi tiêu, tài chính cá nhân miễn phí
Timo là một ngân hàng kỹ thuật số vô cùng tiện lợi, dễ sử dụng và có độ an toàn cao. Bên cạnh tính năng đầu tư tích lũy Timo còn cung cấp tính năng quản lý chi tiêu đáng tin cậy và hiệu quả. Với app quản lý tài chính Timo, bạn có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền bằng các sản phẩm sau:
Hũ chi tiêu – Money Pot: giúp chia nhỏ tổng thu nhập của bạn thành các hũ chi tiêu thiết yếu nhằm giúp bạn cân đối tài chính. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập hình thức tự chuyển tiền từ tài khoản vào trong các hũ để tiết kiệm thời gian và hình thành được thói quen tốt hơn.
Mục tiêu cá nhân – Goal Save: Tính năng này cho phép bạn tự tạo lập quỹ bất kỳ với mục tiêu cụ thể nào đó, ví dụ như mua xe, mua nhà, đầu tư vàng, … Bạn có thể đồng thời tạo lập nhiều quỹ cho các mục tiêu khác nhau cùng một lúc và điều chỉnh thời gian tự động chuyển tiền vào vô cùng thuận tiện.
Báo cáo chi tiêu định kỳ: Tính này này giúp bạn so sánh tỷ lệ thu chi cho các hạng mục trong tháng nhằm giúp thay đổi hành vi sử dụng dòng tiền một cách hợp lý hơn.
4. 5 bước để lập kế hoạch chi tiêu nhanh chóng và hiệu quả
Bước 1: Theo dõi tất cả các nguồn thu nhập
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Bạn cần tổng hợp tất cả nguồn thu nhập trong tháng của mình bao gồm: lương chính, lương làm thêm, tiền lãi đầu tư, … Việc này giúp bạn dễ dàng theo dõi dòng tiền mỗi tháng của mình để lập kế hoạch chi tiêu và tiết kiệm hợp lý.
Ví dụ: Bạn A là nhân viên văn phòng với mức lương 8 triệu/tháng, ngoài ra bạn còn kinh doanh online trung bình tháng kiếm được 2 triệu, và có đầu tư chứng khoán trung bình một tháng thu về 2 triệu tiền lãi. Lúc này, bạn A tổng hợp cả 3 nguồn trên và có được tổng thu nhập hàng tháng là 12 triệu. Với số tiền này bạn sẽ phân bổ vào các khoản chi tiêu cá nhân để theo dõi dòng tiền của mình sẽ đi về đâu một cách hiệu quả nhất.
Bước 2: Ghi lại chi tiêu hàng ngày
Sau khi tổng hợp nguồn thu nhập và phân bổ vào các khoản chi tiêu, bước tiếp theo sẽ là liệt kê các chi phí phát sinh theo ngày, tuần, tháng. Mỗi người sẽ có thu nhập khác nhau nên bạn cần thiết lập những khoản quan trọng phù hợp với đời sống cá nhân của mình.
Ví dụ: Bạn A hàng tháng phân bổ thu nhập vào 3 khoản như sau: nhu cầu cơ bản 5 triệu đồng, nhu cầu cá nhân 2 đồng. triệu, còn lại vốn đầu tư là 5 triệu đồng.
Việc ghi chép lại các khoản chi tiêu hàng ngày sẽ giúp bạn kiểm soát được thói quen chi tiêu của mình. Xác định được khoản nào là chi tiêu hợp lý, khoản nào là lãng phí để từ đó điều chỉnh lại cho phù hợp hơn.
Bước 3: Phân loại các khoản chi tiêu
Việc phân loại chi phí cũng rất cần thiết để giúp bạn phân bổ dòng tiền hiệu quả hơn. Thông thường, có 2 loại là: chi phí cố định và chi phí không cố định.
Chi phí cố định gồm các khoản như: tiền thuê nhà, dịch vụ điện, nước, internet, … Các chi phí không cố định thường xuyên thay đổi hàng tháng tùy theo nhu cầu, chẳng hạn như: hoạt động giải trí, ăn uống, mua sắm, du lịch, …
Ví dụ: Bạn A có chi phí cố định hàng tháng là tiền thuê nhà, dịch vụ internet, gửi xe và mua sắm, ăn uống hay du lịch không phải là chi phí cố định.
Bước 4: Lập kế hoạch chi tiêu để điều chỉnh chi phí
Nếu thu nhập bằng chi phí, bạn cần điều chỉnh lại kế hoạch chi tiêu cho phù hợp, để vẫn có tiền tiết kiệm và đầu tư. Nếu chi phí vượt quá thu nhập, lúc này bạn cần nghiêm túc xem xét lại các khoản chi tiêu, cắt giảm ngay những chi phí không cần thiết.
Bạn có thể sử dụng một số phương pháp để quản lý chi tiêu hiệu quả như: Quy tắc 6 chiếc lọ tài chính, quy tắc 50/20/30, … Các phương pháp này cho phép người dùng phân chia thu nhập vào các lọ khác nhau như nhu cầu thiết yếu, học tập, giải trí, tiết kiệm, …giúp bạn dễ dàng kiểm soát tài chính cá nhân và đảm bảo cuộc sống viên mãn.
Bước 5: Thực hiện kế hoạch chi tiêu của bạn
Sau khi đã phân chia thu nhập vào các khoản chi tiêu cá nhân, giờ là lúc bạn bắt tay vào thực hiện điều đó. Đặc biệt, đừng quên ghi chép cụ thể để cuối mỗi ngày, tuần, tháng có sự phân tích và chỉnh sửa đầy đủ hơn bạn nhé.
5. Kết luận
Nhìn chung, hoạt động ghi chép chi tiêu cá nhân là vô cùng cần thiết trong vấn đề quản lý tài chính của bạn. Bạn càng nghiêm túc thực hiện, bạn càng sớm đạt được sự cân bằng trong thu chi và hướng đến tự do tài chính trong tương lai. 3Gang hi vọng bài viết phía trên đã cung cấp cho các bạn những phương pháp hiệu quả giúp ích cho việc quản lý tài chính của bạn về lâu dài.
